Hier findest du die Reisekostenrichtline des Vereins Elternnetzwerk Magersucht e.V. Die Abrechnungen erfolgen über das entsprechende Formular. 

Richtlinie des Elternnetzwerk Magersucht zur Erstattung von Reisekosten und durch Reisen entstehende Auslagen 

v1 24.04.2023 

Zweck 

Diese Richtlinie regelt die einheitliche Abrechnung von Reisekosten und Auslagen, die bestimmten Personengruppen in Ausübung ihrer Tätigkeit für das Elternnetzwerk Magersucht entstehen. Bei der Genehmigung von Reisen und der Erstattung von Reisekosten und Auslagen ist der Grundsatz des sparsamen und wirtschaftlichen Einsatzes der Mitgliedsbeiträge anzuwenden. 

Anwendungsbereich 

Diese Richtlinie gilt für die Mitglieder des Elternnetzwerk Magersucht und Menschen, die ehrenamtlich für das Elternnetzwerk Magersucht tätig sind. Erstattungsfähig sind ausschließlich Sitzungen, Vernetzungsveranstaltungen, Fachtagungen und Fachkongresse sowie Fortbildungen, die für das und im Auftrag des Elternnetzwerk Magersucht wahrgenommen werden. Voraussetzung für die Erstattung von Reisekosten und Auslagen ist die Genehmigung der Reise durch den Vorstand, diese erfolgt vor Ausschreibung der Reise. 

Die Teilnahme an gemeinsamen Fachtagungen und Kongressen sowie Fortbildungen ist nur im Rahmen des Budgets möglich. Nach Genehmigung und Ausschreibung durch den Vorstand gilt das Prinzip „First Come, First Serve“, die Anmeldung ist verbindlich. 

Verkehrsmittelwahl 

Die Auswahl des Verkehrsmittels erfolgt nach ökologischen und ökonomischen Kriterien. Bevorzugte Verkehrsmittel sind daher Fahrrad und öffentliche Verkehrsmittel. Flüge müssen begründet werden und bedürfen der Zustimmung des Vorstands.

Falls das Reiseziel nur mit großem Zeitaufwand mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist, kann die Fahrt auch mit einem Kraftfahrzeug (eigener PKW/Motorrad vom Wohnort oder Taxi vom nächstgelegenen Hauptbahnhof aus) erfolgen. Wenn möglich, sollten in diesem Fall Fahrgemeinschaften gebildet werden. Die Begründung ist in der Abrechnung anzugeben. 

Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln 

Für die Erstattung von Fahrtkosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten inklusive Sitzplatzreservierung durch geeignete Belege (z.B. Tickets, Buchungsbestätigungen, Rechnungen etc.) nachzuweisen. Vergütet wird - außer in begründeten Ausnahmefällen - der günstigste Tarif für das jeweilige Verkehrsmittel zum Reisezeitpunkt (bei Zugfahrten max. Normalpreis 2. Klasse). Die Kosten für die Nutzung von Fernbussen sind grundsätzlich erstattungsfähig.

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln sind im Normalfall die jeweils günstigsten Tarife zu wählen und verfügbare Ermäßigungen zu nutzen. Fahrtkosten werden nicht erstattet, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit genutzt werden kann. 

Anreise mit dem eigenen Fahrzeug

Wenn die Nutzung eines eigenen Fahrzeugs gerechtfertigt ist, werden Kosten für diese Fahrten pauschal für die zurückgelegte Fahrtstrecke erstattet. Dabei gilt bei Nutzung eines privaten PKW eine Pauschale von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer und bei Nutzung anderer motorisierter Fahrzeuge (z.B. Motorrad) eine Pauschale von 0,20 Euro je gefahrenen Kilometer.

Als Berechnungsbasis für die Entfernung zwischen Start und Ziel dient der Routenplaner von Google Maps. Längere Strecken werden berücksichtigt, wenn sie insbesondere aufgrund der Verkehrsverhältnisse (z.B. Stau) oder aus Gründen der Zeitersparnis benutzt werden – hierfür ist eine entsprechende Begründung bei der Abrechnung anzugeben.

Für die Erstattung von Kosten, die durch die Anreise mit einem eigenen Fahrzeug entstehen, ist eine entsprechende Reisekostenabrechnung im Web-Formular erforderlich.

Für die Erstattung von Park- oder Mautgebühren sind die tatsächlich entstandenen Kosten durch geeignete Belege nachzuweisen. Weitere Kosten können nicht übernommen werden.

Übernachtungskosten

Sind Übernachtungen am Zielort erforderlich, erfolgt die Auswahl des Quartiers nach ökonomischen und - wenn möglich - ökologischen Kriterien. 

Übernachtungskosten sind bis zum Höchstbetrag von 150 Euro pro Nacht erstattungsfähig. Übersteigen die Übernachtungskosten diesen Betrag, ist deren Notwendigkeit im Einzelfall zu begründen und in der Abrechnung nachzuweisen (z.B. Screenshot der Zimmersuche aus dem alle zum Buchungszeitpunkt verfügbaren Unterkünfte ersichtlich sind). Erstattungsfähig sind dann die Aufwendungen für das wirtschaftlichste Angebot oberhalb von 150 Euro.

Frühstückskosten im Hotel sind in der Abrechnung explizit auszuweisen. Die Kosten werden in der tatsächlich anfallenden Höhe übernommen. 

Bei Übernachtung im Wohnanhänger bzw. Wohnmobil/Bus werden die tatsächlich entstandenen Stand-/Parkgebühren erstattet. 

Für die Erstattung von Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten durch geeignete Belege nachzuweisen. 

Übernachtungskosten werden nicht gewährt für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln, bei Veranstaltungen am Wohnort, bei unentgeltlicher Bereitstellung einer Unterkunft durch das Netzwerk und bei Übernachtungen in privaten Räumlichkeiten. 

Auslagenerstattung für Verpflegung

Für die Erstattung von Verpflegungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten durch geeignete Belege nachzuweisen. Es können maximal Verpflegungskosten in Höhe von 60 Euro pro Reisetag erstattet werden. Bei einer Hotelübernachtung incl. Frühstück werden die Kosten des Frühstücks in diesem Maximalbetrag mitberücksichtigt.

Sonstige Kosten

Notwendige und nachgewiesene sonstige Auslagen können als Nebenkosten erstattet werden, sofern ein entsprechender Beleg dafür vorliegt. Erstattungsfähige Nebenkosten sind:

• Eintrittsgelder die für die Ausübung der Tätigkeit im Namen des Elternnetzwerks notwendig sind
• Notwendige Telefon-, WLAN- oder Kopierkosten
• Kosten für Gepäckaufbewahrung
  
  

Umbuchung und Stornierung

Kann die Reise aufgrund zwingender Gründe nicht angetreten werden, müssen unverzüglich nach Kenntnis Möglichkeiten ergriffen werden, die entstehenden Kosten so gering wir möglich zu halten. Nach Möglichkeit sollte Ersatz gefunden werden, die Verantwortung dafür liegt bei dem/der Teilnehmer:in.

Davon ausgehend werden anfallende Kosten für die Stornierung von Hotelreservierungen und Fahrscheinen nach Vorlage entsprechender Belege übernommen. Vorausbezahlte Teilnehmergebühren sind erstattungsfähig, soweit sie nicht vom Veranstalter erstattet werden. Eine Begründung für die Stornierung ist anzugeben.

Form der Reisekostenabrechnung 

Die Erstattung von ausgelegten Kosten kann nur erfolgen, wenn geeignete Belege als Nachweis vorgelegt werden. Ohne den Nachweis der Kosten durch geeignete Belege ist keine Erstattung möglich.

Die Kosten werden als Scans der Originalbelege zusammen mit dem Formular zur Erstattung von Reisekosten und Auslagen (https://elternnetzwerk-magersucht.de/helpdesk) beim Elternnetzwerk Magersucht eingereicht. Nach Prüfung und Freigabe erfolgt die Vergütung durch Überweisung des Betrags auf das angegebene Konto. 

Die Einreichung der erstattungsfähigen Kosten sollte zeitnah erfolgen, spätestens jedoch bis zum 23.12. des Jahres. In begründeten Ausnahmefällen können Kosten für das Vorjahr noch bis zum 31.01. des Folgejahres abgerechnet werden, danach verfällt der Anspruch auf Erstattung.